Cách trả lời điện thoại trong tiếng Nhật

Làm thế nào để tiếp điện thoại một cách hiệu quả.

Việc tiếp điện thoại vì chúng ta không thể nhìn thấy khuôn mặt và thái độ của đối phương nên chỉ có thể dựa vào giọng nói.

 Nếu chúng ta gọi điện một cách đơn phương mà không quan tâm gì cả thì đối phương chắc chắn sẽ cảm thấy khó chịu, và sẽ gây ấn tượng xấu cho công ty đối tác.

Chính vì vậy cần chú ý những điểm sau:

- Sử dụng những từ ngữ đơn giản cùng với giọng điệu truyền cảm.

- Truyền đạt một cách rõ ràng nội dung cần trao đổi.

- Trừ những trường hợp khẩn cấp thì nên tránh gọi điện vào khoảng thời gian trước sau 9h sáng, trước sau 1h trưa và trước sau 5h chiều.

- Trong tuần nên tránh gọi điện vào thứ 2, thứ 6 và sáng thứ 7.

- Trong tháng thì tránh gọi vào cuối tháng.

Khi nhận điện thoại

- Không để chuông reo quá 3 tiếng. Nếu chuông reo quá 3 tiếng nên nói 「大変お待たせいたしました」「失礼いたしました」(Thành thật xin lỗi vì đã để ngài đợi lâu/ Xin thất lễ).

- Tay trái cầm ống nghe, tay phải ghi chú: nên nhớ giới thiệu tên và bộ phận nơi mình làm, rồi hỏi tên đối phương.

- Khi gọi nhầm số nên nói một cách lịch sự: 「何番におかけでございましょうか？私どもは（何々）でございますが」(Số điện thoại quý khách muốn gọi tới là số bao nhiêu ạ? Đây là số của công ty ......).

- Khi nghe đối phương nói xong nhất định phải xác nhận lại theo quy tắc 5W1H.

- Không được dùng 「もしもし」

- Với những công việc không thuộc phạm vi xử lý của mình không được tự ý sử lý mà phải chuyển cho người phụ trách công việc đó. 「恐れ入ります。その件に関しましては私ではわかりかねますので、担当の者を変わらせていただきます。少しお待ちください。」(Tôi xin lỗi. Liên quan đến việc này tôi không nắm rõ nên tôi xin phép chuyển đến cho người đảm nhận công việc này).

- Khi cúp máy nên nói: 「失礼いたしました」(Xin thất lễ). Trong bất kì trường hợp nào, khi xác nhận đối tác đã cúp điện thoại nên giữ thái độ bình tĩnh cúp ống nghe một cách nhẹ nhàng.

Khi gọi điện thoại

- Khi gọi nhầm số không nên cúp máy ngay mà phải nói: 「失礼いたしました。間違えました。」(Xin thất lễ. Tôi gọi nhầm số.)

- Không nên đổ chuông liên tục 15, 20 tiếng. Sau khoảng 8 đến 10 tiếng đổ chuông mà đối phương không nhấc máy thì nên ngừng gọi.

- Cách dẫn nhập vào cuộc trò chuyện qua điện thoại: 「朝早く申し訳ございません」「お忙しいところ…」「お仕事中…」… (Xin lỗi đã làm phiền vào lúc sáng sớm./ Trong lúc bận rộn mà tôi..../ Trong lúc làm việc mà tôi...)

- Cách nói về sự việc: 「実は（何々）の件でお電話を差し上げたのですが,...」(Thực sự vì có việc...nên đã gọi đến công ty).

- Sau khi trình bày xong: 「それでは（何々）の件、どうかよろしくお願いいたします。」(Vậy thì sự việc...lần này, tôi mong nhận được sự giúp đỡ từ quý công ty.)

Chuyên mục "Cách trả lời điện thoại trong tiếng Nhật" được tổng hợp bởi giáo viên Trường Nhật Ngữ SGV.