Quy tắc 5S trong công ty Nhật Bản

5S là gì?

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, dịch sang tiếng Việt là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, “SĂN SÓC”, “SẴN SÀNG”.

Nguyên tắc 5S giúp ích gì?

Mục đích chính của 5S là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.

 Áp dụng 5S như thế nào?

1. Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại

Nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”! Bởi các vận dụng thừa ra không dùng đến cũng gây ra lãng phí về mặt tiền bạc để cất giữ.

Việc sàng lọc nên được thực hiện theo những bước sau:

Xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn, rò rỉ.

Tổng vệ sinh.

Tìm hiểu nguyên nhân của các hiện tượng tại hiện trường.

Xác định khu vực xấu trong nhà máy hay phạm vi đang xét.

Liệt kê thật chi tiết các nguyên nhân gây nên khu vực xấu.

Quyết định phương án hành động hiệu quả.

Lên kế hoạch cho việc triển khai.

2. Sắp xếp (Seiton): Bố trí lại các khu vực

Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của nó.

Dựa trên nguyên tắc tần suất sử dụng, tổ chức sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất:

Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc

Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.

3. Sạch sẽ (Seiso): Giữ vệ sinh và kiểm tra

Lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.

Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng, vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì.

Việc đảm bảo vệ sinh sạch sẽ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, được giám sát, mọi nhân viên coi đó là niềm tự hào và giá trị đóng góp cho tổ chức.

4. Săn sóc (Seiketsu): Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

Việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được tiêu chuẩn, làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận, viết đối với nhân viên. Chẳng hạn như:

Thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định.

Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết khi các tiêu chuẩn bị vượt.

Thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí,….

5. Sẵn sàng (Shitsuke): Hình thành thói quen và thực hành

Để làm được chữ S thứ 5 này, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật.

Hãy đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất thực hiện bởi nếu không có đào tạo và kỷ luật, các bước khác của 5S sẽ không thể thành công.

Chuyên mục "Quy tắc 5S trong công ty Nhật Bản" được tổng hợp bởi giáo viên Trường Nhật Ngữ SGV.